【仕事術】文章から余分なものを省いて簡潔に「CEOのようなメール」を書く方法

CEOたるもの、いろいろなことを気にかけなければいけません。

特に重要なのはおそらく時間の使い方でしょう。
フォーチュン500企業であれ新興企業であれ、CEOにはやるべきことがたくさんあります。

そして、世界経済のただなかにあっては、1秒たりとも無駄にはできません。
起業したばかりのころ、原文筆者はチームのメンバーに、よく小説のようなメールを送っていました。

そのせいで、長々としたメールのやりとりが延々と続き、筆者とチームメンバーたちの時間がおおいに無駄になってしまいました。
ほどなくして筆者は、「ゴミを省く」ことを学び、本当に伝えたい1つか2つの大切なポイントだけに要点を絞るようになりました。

■長すぎるメールは読めない。簡潔にすること

メールのやりとりに時間を費やすのは、生産的とはいえません。
ちなみに、もっと非生産的なのは長電話をすることです。
筆者個人は、CEOの経験はまだ数年しかありませんが、会長や経営陣は国際的なビジネス経験が豊富で、CEOや経営幹部としての経験は、合わせて30年以上にもなります。

彼らとのコミュニケーションを教訓に、筆者はメールの書き方を変え、いっそう簡潔に書くようになりました。
時には、単語1つで終わるメールもあるほどです。
手はじめとして確実な方法は、筆者が「ゴミ」と呼ぶ内容を省くことです。ここで、その例を見てみましょう。

こんにちは、アンドリュー。
ある興味深い機会についてお伝えしたいと思い、メールさせていただきました（ゴミ！　前置きはいいから、すぐに本題に入ること。「こんにちは」も不要。『AOL Instant Messenger』じゃないんだから！）。

お目にかかれて光栄です。
ABC社のジョン・スミスです（いつ会ったの？）。
あなたのこれまでのお仕事をじっくり拝見させていただきました。
あなたと一緒なら、すばらしい仕事ができると思っています（ゴミ！　おべっかを使う人は好かれません。読み手の時間を無駄にするだけです。このメールを読みはじめてから、まだ5秒しか経っていませんが、もう削除したくなりました）。

弊社はニューヨークにあり、創設者はx、y、zです（ゴミ！　申し訳ありませんが、どうでもいいです。私の時間を無駄にしないでください）。

弊社は現在、Xを手がけています（やっと本題）。

弊社のサービスはFacebookよりも優れています。というのも、かくかくしかじか
（ゴミ！　判断はこちらがします）。

世間でXといわれているのは承知していますが、私どもはそうではなく、Yと考えています（ゴミ！　あなたは何を手伝ってくれるのか、あるいは私は何を手伝えるのか？）。

一度、電話でお話しする機会をいただけたらと思います。（たぶん、実現しないでしょう）。

ソース：ライフハッカー
http://www.lifehacker.jp/2014/02/140227_ceo_mail.html
（つづく）

>>1のつづき

■CEOのようなメールを書く

アンドリューへ
問題Xの解決について、あなたに協力できればと思っています。私はYを手がけていて、Zによれば、あなたの仕事と関係があるそうです。今週、お話しする時間はありますか？

どうですか。
単刀直入で簡潔。こちらの問題の解決にも言及しています。

ここで、CEOのようなメールを書くための効果的な練習方法をお教えしましょう。
Twitterと同じ文字制限があるつもりで書くことです。
この練習を積んでいけば、言葉の選択がどんどん研ぎ澄まされていきます。
そのうちに、長々としたメールの返信から解放されて、1週間につき何時間も節約できるようになるはずです。

もっと細かい対応が必要なメールについては、電話の予定を立てましょう。
すぐに電話する約束をして、通話は5〜10分以内に終わらせましょう。
5〜10分よりも長く話す必要があるなら、ランチミーティングの時間をつくって、実際に会って話をすると良いでしょう。

とはいえ、コミュニケーションをとる際には、できるだけ慎重に状況を分析するように
しましょう。
本当に10分の電話が必要でしょうか？
いくつかの簡潔なツイートに要点をまとめることはできませんか？

メールにしろほかの通信手段にしろ、やりとりをする際には、「クリティカルシンキング（批判的思考）」を心がけ、効率的に考えるようにしましょう。
この注意事項は、あなたが「時間を節約したいCEO」であっても、「CEOの注意を引きたい失業者」であっても、同じように当てはまります。
そこに気をつけるだけで、返信をもらえる確率が飛躍的に高まり、時間を大幅に節約できるはずです。

CEOのようにメールを書くコツがわかりましたか？
もっと手がかりがほしいなら、自分なりに最高の「CEOメール」を書いてAndrew@Kuhcoon.comあてに送り、自分のメールが筆者の
注意を引くかどうか、確かめてみてください。

How to Write Emails Like a CEO｜Medium
Andrew Torba（原文／訳：梅田智世／ガリレオ）

>>2
要件を「今度会って話す」で先送りしているだけ。
一般リーマンなら「メールで済む話じゃね？」

あー分かるわこれ。
一定の年代以上のオッサンと仕事するとこういうメールがよくくるんだよな。
改行はしないし、結局何が言いたいんだかわかんないし。価格comやヤフー知恵遅れも同様。

以前働いてたIT企業で返信メールに「Y」か「N」しか返さない人いたなあ。
まあその企業は没落していったけど。

>>16
それまた極端だなｗ
変なこだわりのある人もイヤだ

>>16
ビクトル・ユーゴーの「？」「！」に肖ってるつもりかねぇ

>>76
コマンドラインのツールにはyes/noを自動で打つだけのynというプログラムがある
普通ならはいいえで答えられるような文章にはynで答えるだろ？
それ以上はムダだよ

取引先で、割と長いメールを書いて送ってきて、すぐ同じ内容の電話してくる50代がいるわwww
「メール送ったんだけど…」ってwww

俺の上司が糞みたいな事だらだら書くタイプ、
俺にメールをもっと丁寧にとかマナーとか言うくせに、
関係ないメールに返信でタイトル変更してスレッド構造をぶち壊すアホ。

>>26
タイトル変更するだけマシじゃないか
タイトルは変わらず
内容だけ変わって、しかも途中から俺にメールを飛ばしてきた時は
こいつらはスーパー馬鹿だと思ったよ。
膨大なRE:がついてるから
最初から読んで見たら俺と関係ない話が書いてあった。
かといって最後のメールだけみても意味わからない

5分で30行くらいのメール草稿書いたとして、
圧縮して20行にするためには10分はかかるし、更に10行まで圧縮しようとすると30分以上かかる。
この手間をかけるまでもない要件は30行のままで出しちゃうよ。

ウチの会社は、添付ファイル付きの同報メールを送りすぎたからか、
会社のネットワークからプロバイダメールを送ろうとしてもエラーが出て送れないw
そんなメールの使い方、おかしいだろ、って言い続けてるが、理解する気もないヤツラ。
なんのためにファイルサーバー置いてるんだって。
まぁ、自分は別ドメインのメールで問題なく送れてるし、上司からのは
「そんなメール、来てないっすよ」

なんかそこまで合理化するのは、いいのか悪いのか。
一般的な意識では、メールは手紙の延長のつもりで使ってるだろう、まだ。
拝啓から始まって敬具で終わる、とまではいかないものの。

そうそう、社内メールは簡潔じゃないとダメ、返信がイエスかノーでOKな
単純なものじゃないと時間や労力の無駄、と言っていたCEOが居ましたな。
たしかコンピューターから商標の似てる外食に移った方だったような・・・

社内の方が五月蠅いわな
メールじゃなくて口頭で報告せい（一応その都度変えてんだけど）とか
もっとシンプルにパッと見て分かるように書けとか
逆に、簡略化しすぎ　親しき仲にも礼儀ありだぞと
わけのわからんことを言うオヤジとか

まあ学校教育も問題ありだよ。
論文にしろ、小学校の読書感想文にしろ、長い方がいいって風潮があるからな。

駄目な人は50歳越えても、何が言いたいのか分からない、
また見直していないから文章のつじつまが合わないメールを送ってくるね。
それが大企業のその部署の責任者だったりすると、本当にガッカリする。
格好つけないでいいから、主語や目的を明確に書いて欲しいな。
毎回、内容を推測して確認のメールを送らなくていいように。

>>1
「周知徹底のこと」
「儲かるところへ、儲かる物を売れ」
「リスクは避けろ」
「利益は死守しろ」
「経営者に迷惑掛けるな」
我が社のシーイーオーはこんな感じの一行メールですが。

>>78
書き方はどうでもいいんがけど、優先度をつけてほしいね。
5つの方針はそれぞれトレードオフ関係があり、すべてを満たすことは難しい。
だからCEOが一番重要なことを決めてくれないと、下は動きづらい。

CEOがシンプルなメールを書くことができるのは、
基本上の立場にいるから、相手の気をうかがわなくて済むからだべ。
下っ端はまず季節のあいさつ（笑）とかから入らないとつつかれまくる。

>>82
時節の挨拶は今時アホかと思われるだけ。
「お世話になっております〜宜しくお願い申し上げます」程度テンプレに入れておけばok。

新規の人のメールは長いのは時間ある時に気が向いたら読む
会って話す場合
この商品をこれこれの値段で提供できる、いるか？いらないならどんなのが欲しいか、それならこの値段でできる、予算は？その予算ならここまでのことができる、どうしましょ？
みたいな話だけその場でしてくれる営業がいたらすっごい話早いとは思う

あんまりズケズケ単刀直入に書くとちょっと失礼なんじゃないかと
CEOだからズケズケ書けるっつうのもある

役所内の原議書はいがいとすっきりしてる
余計なあいさつ文なく　主題　と用件だけ
平が所属長に出す場合でも

ちゃんとした、というか普通のビジネス英文メール書ける人間少ないんだよな、
英語が出来るつもりの人でも。
最初のメールで自己紹介をだらだら2段落ぐらい書いたり、
用件に入る前にご機嫌伺いみたいなこと書いたり。
そんなの誰も読まないし面倒くさい馬鹿だと思われる。
日本語で書くメールをそのまま英語に逐語訳したような奴。
箇条書きで伝えたいことだけを簡潔に誤解招かないように書くのが大事。
ごちゃごちゃこねくり回さない。